企业提取备用金时，最常见的会计分录是：从银行取出现金形成备用金，按实际提取金额做“借：库存现金，贷：银行存款”；如果企业单独设置“备用金”科目，也可以做“借：备用金，贷：银行存款”。这里需要把备用金申请单、银行回单、现金支票存根或收款凭证作为附件，金额要与现金实收数一致，登记现金日记账和银行存款日记账，方便后续报销、补足和核对。
一、核心会计分录
| 业务场景 | 会计分录 | 常见附件 | 说明 |
|---|---|---|---|
| 从银行提取现金备用 | 借：库存现金；贷：银行存款 | 银行回单、现金支票存根、备用金申请表 | 用于日常备用金取现，现金增加，银行存款减少 |
| 单独设置备用金科目 | 借：备用金；贷：银行存款 | 银行回单、备用金领用单、审批单 | 适合企业把备用金作为单独科目管理的情况 |
| 内部部门预借备用金 | 借：备用金 或 借：其他应收款——备用金；贷：库存现金 或 银行存款 | 借支单、领用单、审批单 | 备用金交给部门或员工后，形成内部领用记录 |
二、提取备用金的处理步骤
- 提出备用金申请：由使用部门填写备用金申请单，写明用途、金额和领用人。
- 办理银行提取：通过现金支票、银行付款或相关银行凭证提取现金。
- 编制记账凭证：根据银行回单和现金实收金额，做“借：库存现金，贷：银行存款”。
- 登记日记账：同步登记现金日记账和银行存款日记账，保持凭证、账簿、现金实有数一致。
- 后续报销与补足：备用金使用后，按报销单、发票等凭证登记费用，并按制度补足备用金。
三、报销和补足时的分录示例
| 场景 | 会计分录 | 说明 |
|---|---|---|
| 报销管理费用 | 借：管理费用；贷：库存现金 或 银行存款 | 费用报销时，登记相关费用科目 |
| 报销销售费用 | 借：销售费用；贷：库存现金 或 银行存款 | 与业务销售相关的备用金支出，计入销售费用 |
| 补足备用金 | 借：库存现金；贷：银行存款 | 备用金金额低于规定额度时，重新提取补足 |
| 非定额备用金核销 | 借：相关费用科目；贷：其他应收款——备用金 | 备用金由部门使用后，报销并核销内部领用记录 |
四、需要准备的凭证
- 备用金申请单：说明提取用途和金额。
- 银行回单或现金支票存根：证明银行存款已转为现金。
- 领用人签字单：证明备用金已交付给具体部门或人员。
- 现金日记账记录：记录现金增加和后续使用。
- 银行存款日记账记录：记录对应银行账户减少。
【常见问题】
问题1：提取备用金的会计分录是什么？
回答1：提取备用金的会计分录通常是“借：库存现金，贷：银行存款”；如果企业单独设置备用金科目，提取备用金的会计分录可以写为“借：备用金，贷：银行存款”。
问题2：报销后提取备用金的会计分录如何继续处理？
回答2：报销后提取备用金的会计分录通常体现在补足环节，需要恢复备用金时，可做“借：库存现金，贷：银行存款”，同时将费用按报销凭证计入相关费用科目。
问题3：提取备用金的会计分录需要哪些附件？
回答3：提取备用金的会计分录一般需要备用金申请单、银行回单、现金支票存根、领用人签字单等附件，并同步登记现金日记账和银行存款日记账，保持账簿与凭证一致。
免责声明：本文提供通用会计处理参考，实际使用时请结合企业备用金制度、业务凭证和现行会计政策，由专业人员复核确认后使用。
